ନୀଳାମ୍ବର ରଥ
ସାବଧାନ! ଗ୍ରାହକଙ୍କ ସଂସ୍ଥା ଯେତେ ବଡ଼ ହେଉପଛେ, ଏବଂ କାମ ଆରମ୍ଭ କରିବା ପାଇଁ ଯେତେ କମ୍ ସମୟ ଥାଉପଛେ, ଆପଣ ବିନା ପିଓରେ କୌଣସି କାମ କଲେ ଆଗକୁ ଆର୍ଥିକ କ୍ଷତି ସହ ସମ୍ପର୍କ ଖରାପ ହେବାର ଆଶଙ୍କା ରହିଛି।
ଆପଣଙ୍କର କମ୍ପାନି ବା ବ୍ୟାବସାୟିକ ଅନୁଷ୍ଠାନ ଛୋଟ ହେଉ କି ବଡ଼, କୌଣସି କାମ ଆରମ୍ଭ କରିବା ପୂର୍ବରୁ ଗ୍ରାହକଙ୍କଠାରୁ ଠିକଣା ପର୍ଚେଜ୍ ଅର୍ଡର ପାଇଁ ଦାବି କରନ୍ତୁ।
ଧରିନିଆଯାଉ ଆପଣଙ୍କ କମ୍ପାନି କୌଣସି ସେବା ପ୍ରଦାନ କରେ। ଆପଣଙ୍କର ଗ୍ରାହକ ହୋଇପାରନ୍ତି ସରକାରଙ୍କର କୌଣସି ବିଭାଗ, କୌଣସି ଘରୋଇ କମ୍ପାନି, କୌଣସି ସାମାଜିକ ଅନୁଷ୍ଠାନ କିମ୍ବା ବ୍ୟକ୍ତିବିଶେଷ। ଆପଣ କୌଣସି ଗ୍ରାହକଙ୍କ ଆବଶ୍ୟକତା ଅନୁଯାୟୀ ଯେପରି କୋଟେସନ୍ ବା ପ୍ରପୋଜାଲ୍ ଦେବା ଆବଶ୍ୟକ, ଆପଣ ସେହି କାମ ବା ସେବା ଦେବା ପୂର୍ବରୁ ସମ୍ପୃକ୍ତ ଗ୍ରାହକଙ୍କଠାରୁ ଆପଣଙ୍କୁ ଠିକଣା ଢଙ୍ଗରେ ପର୍ଚେଜ୍ ଅର୍ଡର ମିଳିବା ଦରକାର। ତା’ ନ ହେଲେ ଅନେକ ସମୟରେ ଆପଣ ଏବଂ ଗ୍ରାହକଙ୍କ ମଧ୍ୟରେ ସେବାର ମାନ, ସମୟ ବା ସଂଖ୍ୟାକୁ ନେଇ ସାମାନ୍ୟ ମତଭେଦ ଉପୁଜିଲେ ଆପଣଙ୍କୁ ହିଁ ବଡ଼ କ୍ଷତି ସହିବାକୁ ପଡ଼ିପାରେ।
ନିୟମ ଅନୁଯାୟୀ ସରକାରଙ୍କ କୌଣସି ବିଭାଗ ବା କୌଣସି ଘରୋଇ କମ୍ପାନି ବା କୌଣସି ଅନୁଷ୍ଠାନ କୌଣସି ସେବା ପାଇଁ ଆପଣଙ୍କୁ କୋଟେସନ୍ ମାଗିଥାନ୍ତି। ଗ୍ରାହକଙ୍କ ଆବଶ୍ୟକତାକୁ ଆଖି ଆଗରେ ରଖି ଆପଣ କୋଟେସନ୍ ଉପସ୍ଥାପନ କରନ୍ତି। ଏହି କୋଟେସନ୍ ଉପରେ ସେବା ସମ୍ପର୍କରେ ବିସ୍ତୃତ ଭାବେ ଉଲ୍ଲେଖ ରହିଥାଏ। ଅର୍ଥାତ୍ ଆପଣ ଆପଣଙ୍କ ଗ୍ରାହକଙ୍କ ପାଇଁ କ’ଣ ସେବା ଦେବାକୁ ଯାଉଛନ୍ତି, ତାହାର ସଂଖ୍ୟା ଓ ମାନ କିଭଳି ରହିବ, ସେହି ସେବା ପ୍ରଦାନ ପାଇଁ ନିର୍ଦ୍ଧାରିତ ସମୟ କ’ଣ ଏବଂ ସମ୍ପୃକ୍ତ ସେବା ପାଇଁ ଆପଣଙ୍କ ଗ୍ରାହକ ଆପଣଙ୍କୁ କେତେ ଟଙ୍କା ପ୍ରଦାନ କରିବେ ତାହା ଉଲ୍ଲେଖ ରହିବା ଗୁରୁତ୍ୱପୂର୍ଣ୍ଣ।
ସେହିପରି ଠିକଣା ଢଙ୍ଗରେ ପ୍ରସ୍ତୁତ କରାଯାଇଥିବା କୌଣସି କୋଟେସନରେ ସେବାପ୍ରଦାନକାରୀ କମ୍ପାନି ବା ସଂସ୍ଥା ନିଜ ସମ୍ପର୍କରେ ସଂକ୍ଷିପ୍ତ ସୂଚନା ଦେଇଥାନ୍ତି। ଏହାଛଡ଼ା ସଂସ୍ଥାର ପ୍ୟାନ୍, ଜିଏସଟି ନମ୍ବର ଆଦି ଉଲ୍ଲେଖ କରିବାକୁ ପଡ଼େ। କୋଟେସନ୍ରେ ସେବାପ୍ରଦାନକାରୀ ସଂସ୍ଥାର ବ୍ୟାଙ୍କ ଆକାଉଣ୍ଟ ବାବଦରେ ସୂଚନା ମଧ୍ୟ ରହିପାରେ। ଫଳରେ ସେବା ନେଉଥିବା ଗ୍ରାହକ ଆପଣଙ୍କ ସଂସ୍ଥା ସମ୍ପର୍କରେ ମୋଟାମୋଟି ସୂଚନା ପାଇପାରନ୍ତି। କେବଳ ସେତିକି ନୁହେଁ ଯଦି ସମ୍ପୃକ୍ତ ସେବା ପାଇଁ ଆପଣ ଅଗ୍ରିମ ମାଗିଥାନ୍ତି ଓ ଗ୍ରାହକଙ୍କୁ ତାହା ଦେବାକୁ ସହମତ ହୋଇଥାନ୍ତି ତେବେ ଗ୍ରାହକ ସିଧାସଳଖ ଭାବେ ଆପଣଙ୍କ ବ୍ୟାଙ୍କ ଆକାଉଣ୍ଟକୁ ଅଗ୍ରିମ ଅର୍ଥ ପଠାଇ ଦେଇପାରିବେ।
ଆପଣଙ୍କ କୋଟେସନ୍ ଆଧାରରେ ଗ୍ରାହକ ସମ୍ପୃକ୍ତ ସେବା ନେବା ପାଇଁ ଯେଉଁ କନଫର୍ମେସନ ବା ଅର୍ଡର ଦେଇଥାନ୍ତି ତା’କୁ କୁହାଯାଏ ପର୍ଚେଜ୍ ଅର୍ଡର ବା ଓ୍ୱାର୍କ ଅର୍ଡର। ଆପଣଙ୍କ କୋଟେସନରେ ଉଲ୍ଲେଖ ରହିଥିବା ସେବାର ମାନ, ପରିମାଣ ବା କୌଣସି ବିଷୟରେ ଯଦି ଗ୍ରାହକଙ୍କର କିଛି ଭିନ୍ନ ମତ ବା ଆବଶ୍ୟକତା ରହିଥାଏ ତେବେ କଥାବାର୍ତ୍ତା ବା ନିଗୋସିଏସନ ବେଳେ ସେ ବାବଦରେ ଉଭୟ ପକ୍ଷ ଚୂଡ଼ାନ୍ତ ନିଷ୍ପତ୍ତି ନେଇଥାନ୍ତି। ତେଣୁ ଗ୍ରାହକ ପର୍ଚେଜ୍ ଅର୍ଡର ମାଧ୍ୟମରେ ଆପଣଙ୍କୁ ଚୂଡ଼ାନ୍ତ ଅର୍ଡର ଦେଇଥାନ୍ତି ଯେଉଁଥିରେ ମୁଖ୍ୟତଃ ଆପଣଙ୍କ ସେବା ସମ୍ପର୍କରେ ସୂଚନା ସହ ଆର୍ଥିକ ଦେଣନେଣ ବାବଦରେ ମଧ୍ୟ ସ୍ପଷ୍ଟ ଉଲ୍ଲେଖ ରହିବା ଜରୁରୀ।
କାହିଁକି ରଖିବେ ପର୍ଚେଜ୍ ଅର୍ଡର?
କର୍ପୋରେଟ୍ ପରିଚାଳନା ଦୃଷ୍ଟିରୁ ଦେଖିଲେ ବିନା ଲିଖିତ ଅର୍ଡରରେ ଆପଣ କୌଣସି ଜିନିଷ ବା ସେବା ବିକି ପାରିବେ ନାହିଁ। ବିକିବା ଉଚିତ ମଧ୍ୟ ନୁହେଁ। ଅନେକ ସମୟରେ ସମୟ ଅଭାବରୁ ହେଉ ବା ଗ୍ରାହକଙ୍କ ପକ୍ଷରୁ ଚାପ କାରଣରୁ ବିନା ପର୍ଚେଜ୍ ଅର୍ଡରରେ ବ୍ୟାବସାୟିକ ସଂସ୍ଥାମାନେ ଜିନିଷ ପଠାଇ ଦିଅନ୍ତି ବା ସର୍ଭିସ୍ ସେକ୍ଟର ହୋଇଥିଲେ ଚଟାପଟ୍ କାମ ଆରମ୍ଭ କରିଦିଅନ୍ତି। ବିଶେଷକରି ଯେଉଁ ବ୍ୟକ୍ତି ବା ବ୍ୟାବସାୟିକ ସଂସ୍ଥା ଗ୍ରାହକଙ୍କୁ ନା କରିବାକୁ ଉଚିତ୍ ମନେ କରନ୍ତି ନାହିଁ କିମ୍ବା ନା କରିପାରନ୍ତି ନାହିଁ ବା ‘କିଛି କାମ ନାହିଁ, ତେଣୁ ଯାହା ମିଳୁଛି ମିଳୁ’ ନ୍ୟାୟରେ ବାଟ ଚାଲନ୍ତି ସେମାନେ ଅନେକ ସମୟରେ ଅସୁବିଧାରେ ପଡ଼ନ୍ତି।
ହାତରେ ପର୍ଚେଜ୍ ଅର୍ଡର ନଥିଲେ ସେବା ପ୍ରଦାନ ସମୟରେ ବା ସେବା ପ୍ରଦାନ ପରେ ଗ୍ରାହକର ମନ ବଦଳିଗଲେ ବା ଆପଣ ଓ ଗ୍ରାହକଙ୍କ ମଧ୍ୟରେ କୌଣସି ପ୍ରକାର ମତଭେଦ ସୃଷ୍ଟି ହେଲେ ତାହାର ପ୍ରଭାବ ସିଧାସଳଖ ବିଲିଂ ଉପରେ ପଡ଼ିଥାଏ। ଅର୍ଥାତ୍ ଆପଣ ଗୋଟିଏ ସେବା ପାଇଁ ଯଦି ୧୦୦୦ ଟଙ୍କା ନେବେ ବୋଲି ଛିଣ୍ଡିଥାଏ, ବିଲ୍ କଥା ଉଠିଲା ବେଳକୁ ଗ୍ରାହକ ଆପଣଙ୍କ ସହିତ ପୁଣି ଥରେ ମୂଲଚାଲ କରିପାରନ୍ତି। ଯଦି ସେହି ମୂଲଚାଲରେ ଆପଣ ରାଜି ନ ହୁଅନ୍ତି ତାହା ବିବାଦ ସ୍ତରକୁ ଚାଲିଯାଏ। ଫଳରେ ଆପଣ ଆପଣଙ୍କ କୋଟେସନ୍ ଅନୁଯାୟୀ ବିଲ୍ ପଠାଇଲେ ମଧ୍ୟ ଅନେକ ଗ୍ରାହକ ତା’କୁ ଗ୍ରହଣ କରିନଥାନ୍ତି କିମ୍ବା ଟେବୁଲ ଡ୍ରୟାରରେ ପକାଇ ଆପଣଙ୍କ ବିଲ୍ ନ ଦେଇ ଅନେକ ଦିନ ପର୍ଯ୍ୟନ୍ତ ଟାଳି ଦେଇପାରନ୍ତି।
ତେଣୁ ଏ କ୍ଷେତ୍ରରେ ଆପଣଙ୍କ ହାତରେ ପର୍ଚେଜ୍ ଅର୍ଡର ଥିଲେ ଗ୍ରାହକ କୌଣସି କାରଣରୁ ମନ ବଦଳାଇବାକୁ ଚାହିଁଲେ ବା ଉଦ୍ଦେଶ୍ୟମୂଳକ ଭାବେ ଆପଣଙ୍କୁ ଉଚିତ ମୂଲ୍ୟ ନ ଦେଲେ ଆପଣ ଆଇନ ଅନୁଯାୟୀ ପଦକ୍ଷେପ ନେଇପାରିବେ। ମନେରଖନ୍ତୁ ହାତରେ ପର୍ଚେଜ୍ ଅର୍ଡର ନଥିଲେ ଗ୍ରାହକ ଯେ କୌଣସି ସମୟରେ ଆପଣଙ୍କ ସହ ଖେଳିବାକୁ ସାହସ କରିପାରେ।
ବାହାନା ଶୁଣନ୍ତୁ ନାହିଁ
ସେବାପ୍ରଦାନକାରୀ ସଂସ୍ଥା ପର୍ଚେଜ୍ ଅର୍ଡର ନ ପାଇ କାମ କରିବାର ଅନେକ ଉଦାହରଣ ଭାରତୀୟ ବଜାରରେ ଦେଖିବାକୁ ମିଳୁଛି। ଏହାର ପ୍ରଭାବ ଛୋଟ ସଂସ୍ଥା, ପ୍ରୋପାଇଟର ସଂସ୍ଥା ଏବଂ ଷ୍ଟାର୍ଟଅପ୍ମାନଙ୍କ ଉପରେ ବେଶ୍ ପଡ଼ୁଛି। କାରଣ ଯେତେବେଳେ ଆପଣ ସଂସ୍ଥା ଚଲାଇ ରଖିବା ପାଇଁ ଆର୍ଥିକ ଦିଗ ଉପରେ ସଂଘର୍ଷ କରୁଥାନ୍ତି ସେତିକିବେଳେ ବିଭିନ୍ନ ଡିଲ୍ ବା କାରବାରରୁ ଆସୁଥିବା ଆଘାତ ଆପଣଙ୍କ ଉପରେ ଅଧିକ ଚାପ ସୃଷ୍ଟି କରିପାରେ।
ସରକାରୀ ବିଭାଗ, ବିଭିନ୍ନ କମ୍ପାନି, ସାମାଜିକ ଓ ଆର୍ଥିକ ସଂଗଠନ କ୍ଷେତ୍ରରେ ଏପରି ଅନେକ ଗ୍ରାହକ ଅଛନ୍ତି ଯେଉଁମାନେ ପର୍ଚେଜ୍ ଅର୍ଡର ନ ଦେବାକୁ ନୂଆ ନୂଆ ବାହାନା ଖୋଜୁଥାନ୍ତି। କେହି କେହି କହନ୍ତି ଯେ ତାଙ୍କ ମୌଖିକ କଥା ହେଉଛି ଅର୍ଡର। ଆଉ କେତେକ କର୍ପୋରେଟ୍ ମ୍ୟାନେଜର ବା ସରକାରୀ ଅଫିସର୍ ‘କାମ ସାରନ୍ତୁ ଦେଖିବା’ କହି ପିଓ ଦେବାକୁ ଟାଳିଥାନ୍ତି। ଆପଣ ଏ ସବୁ ଗ୍ରାହକ ଓ ସେମାନଙ୍କ ସ୍ମାର୍ଟ ମ୍ୟାନେଜରଙ୍କ ଚାଲରୁ ନିଜକୁ ବଞ୍ଚାଇ ରଖିବା ଦରକାର।
କର୍ପୋରେଟ୍ ଗଭର୍ଣ୍ଣାନ୍ସର ଏକ ବଡ଼ ଦିଗ ହେଉଛି ବ୍ୟାବସାୟିକ ଓ ଆର୍ଥିକ ସ୍ୱଚ୍ଛତା। ଅର୍ଥାତ୍ କିଏ କାହାକୁ କ’ଣ ସେବା ଯୋଗାଇ ଦେଉଛି ତାହା ଉଭୟ ସେବା ପ୍ରଦାନକାରୀ ଓ ସେବା ନେଉଥିବା ସଂସ୍ଥା ପାଇଁ ଗୁରୁତ୍ୱପୂର୍ଣ୍ଣ। କାଗଜପତ୍ର ଠିକ୍ ରହିଲେ ଆକାଉଣ୍ଟ୍ସ ଏବଂ ଅଡିଟ୍ ପାଇଁ ଆଗକୁ କୌଣସି ଅସୁବିଧା ହେବ ନାହିଁ। ତା’ ଛଡ଼ା ଦେଣନେଣ କ୍ଷେତ୍ରରେ ସ୍ୱଚ୍ଛତା ରହିବା ଫଳରେ ବ୍ୟବସାୟରେ ସାଧୁତା ଓ ଦକ୍ଷତା ନିଶ୍ଚିତ ହୋଇପାରିବ।
ପର୍ଚେଜ୍ ଅର୍ଡର ନେବା ବେଳେ ଆପଣ ମଧ୍ୟ ସୁନିଶ୍ଚିତ କରିବା ଦରକାର ଯେ ଏହା ଆପଣ ଦେଇଥିବା କୋଟେସନ୍ ସହିତ ମିଶୁଛି। ଅର୍ଥାତ୍ ଆପଣଙ୍କ ପ୍ରସ୍ତାବରେ ଦିଆଯାଇଥିବା ସେବାର ପ୍ରକାର, ମାନ, ସଂଖ୍ୟା, ସମୟସୀମା ଓ ମୂଲ୍ୟ ବିଷୟରେ ପର୍ଚେଜ୍ ଅର୍ଡରରେ ନିର୍ଦ୍ଦିଷ୍ଟ ଭାବେ ଉଲ୍ଲେଖ ରହିଛି। ତା’ ଛଡ଼ା ବିଲିଂର ସମୟସୀମା ଏବଂ ପେମେଣ୍ଟ ମାଇଲଷ୍ଟୋନ୍ ବାବଦରେ ମଧ୍ୟ ପିଓରେ ସ୍ପଷ୍ଟ ଉଲ୍ଲେଖ ରହିବା ଦରକାର।
ଆଜିର ଇଲେକ୍ଟ୍ରୋନିକ୍ ଯୁଗରେ ଆପଣଙ୍କ ବିଜନେସ୍ କମ୍ୟୁନିକେସନରେ ମୂଳ ମାଧ୍ୟମ ଇମେଲ୍ ହୋଇପାରେ। ତେବେ କୋଟେସନ୍ ଦେବା ବେଳେ ଆପଣ ଆପଣଙ୍କ ସଂସ୍ଥାର ଲେଟରହେଡ୍ରେ ତାହା ପ୍ରିଣ୍ଟ୍ କରି, ସାଇନ୍ ଓ ସିଲ୍ କରି ତା’କୁ ସ୍କାନ୍ କରି ଇମେଲରେ ଆଟାଚ୍ମେଣ୍ଟ୍ ଆକାରରେ ପଠାଇପାରିବେ। ଅନ୍ୟପକ୍ଷରେ ଆପଣ ଇଲେଟର୍ ହେଡ୍ ବ୍ୟବହାର କରି ଏବଂ ପ୍ରସ୍ତାବ ଶେଷରେ ଆପଣଙ୍କ ଇସିଗ୍ନେଚର୍ ଦେଇ ପିଡିଏଫ୍ ଫାଇଲ୍ କରି ତା’କୁ ଇମେଲ୍ ଯୋଗେ ଗ୍ରାହକଙ୍କୁ ପଠାଇ ପାରିବେ। ସେହିପରି ଗ୍ରାହକଙ୍କଠାରୁ ପିଓ ନେବା ବେଳେ ଦେଖିବେ ଯେ ତାହା ତାଙ୍କ ଅନୁଷ୍ଠାନର ଲେଟରହେଡ୍ରେ ଛପା ଯିବା ସହିତ ଠିକ୍ ଲୋକଙ୍କ ଦସ୍ତଖତ ହୋଇଆସିଛି।
ଆବଶ୍ୟକ ସ୍ଥଳେ ବା ସମ୍ଭବ ହେଲେ ଆପଣଙ୍କ କୋଟେସନରେ ହାର୍ଡ କପି ଗ୍ରାହକଙ୍କୁ ଦିଅନ୍ତୁ। ସେହିପରି ଗ୍ରାହକଙ୍କଠାରୁ ପିଓ ହାର୍ଡ କପି ଆକାରରେ ଆଣି ତା’କୁ ଯତ୍ନର ସହକାରେ ରଖନ୍ତୁ। ଜାଣିରଖନ୍ତୁ ଯେ ଭବିଷ୍ୟତରେ ନୂଆ ନୂଆ ଗ୍ରାହକଙ୍କ ସହ କାମ କଲା ବେଳେ ବା କୌଣସି ଟେଣ୍ଡର ପ୍ରକ୍ରିୟାରେ ଭାଗ ନେବା ବେଳେ ଏହି ପର୍ଚେଜ୍ ଅର୍ଡର ହେବ ଆପଣଙ୍କର ଅଭିଜ୍ଞତାର ବଡ଼ ପ୍ରମାଣପତ୍ର।
